Ein Travel-Management-System steigert die Effizienz von Dienstreisen spürbar

Mit der Digitalisierung wurde es zur Gewohnheit, Geschäftsbesprechungen online abzuhalten. Dennoch bleiben Dienstreisen im Unternehmen ein wichtiger Bestandteil der Kontaktpflege. Denn nur die persönliche Kommunikation face to face schafft grundlegendes Vertrauen bei Kunden, Geschäftspartnern oder Sponsoren. In vielen Fällen werden die lukrativsten Abschlüsse bei einem Geschäftsessen vor Ort oder an der Bar nach dem eigentlichen Meeting unter Dach und Fach gebracht.

Dabei ist die Planung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen in einer vernetzten Welt mit einem steigenden Aufwand verbunden. Die Prozesse rund um Business-Trips generieren eine Datenflut, die bis ins Detail analysiert und ausgewertet werden muss. Traditionelle Formen des Reisemanagement sind mit diesen Aufgaben zunehmend überfordert. Es entstehen Irrtümer und Verzögerungen, die unnötige Ressourcen verschlingen. Ein Travel-Management-System (TMS) automatisiert die Abläufe, Dienstreisen werden dadurch spürbar effizienter und ziehen unschätzbare Wettbewerbsvorteile nach sich.

Was genau ist ein Travel-Management-System?

Unternehmen, die auf Wachstum setzen, konkurrieren in zunehmendem Maße auf überregionalen, internationalen bis hin zu globalen Märkten. Die Planung der damit verbundenen Dienstreisen gestaltet sich dadurch immer komplexer und unüberschaubarer.
Um die Effizienz von auswärtigen Terminen sicherzustellen, lässt es sich in der Regel nicht mehr vermeiden, die zahlreichen Belange rund um die Geschäftsreisen eines prosperierenden Unternehmens über eine Travel-Management-Plattform abzuwickeln.

Ein TMS ist eine Software, die die Aufgaben einer Reiseagentur für Geschäftsreisen übernimmt. Im Mittelpunkt steht ein Buchungssystem, das Reservierungen, Buchungen und Umbuchungen automatisiert und eigenständig vornimmt.

Die Software formuliert individualisierte Reiserichtlinien, verwaltet die Reisekosten und erstellt automatisch eine Abrechnung in Echtzeit. Zudem verfasst das System einen Abschlussbericht, anhand dessen Erkenntnissen künftige Business-Trips optimiert werden.

Welche Anforderungen werden an das Reisemanagement eines Unternehmens gestellt?

Das Reisemanagement eines Unternehmens umfasst Aufgaben aus den unterschiedlichsten Bereichen und Disziplinen. Diese müssen so organisiert und zusammengefasst werden, dass Dienstreisen reibungslos ablaufen und die Abgesandten für das Unternehmen einträgliche Resultate erzielen, um den Umsatz zu steigern und das Fortbestehen der Firma zu gewährleisten.

Dabei ist es zweitrangig, ob es sich um ein klassisches oder ein elektronisches Reisemanagement handelt, die Aufgaben sind ähnlich strukturiert. Mithilfe eines TMS werden die Prozesse beschleunigt und Fehlerquellen eliminiert.

Planung und Vorbereitung der Dienstreisen

In dieser vorbereitenden Phase obliegt es dem Reisemanagement, die Reisedaten festzulegen. Für Dienstreisen mit einem weiter entfernten Ziel sind die Transfers zwischen Unternehmenssitz und dem nächstgelegenen Flughafen beziehungsweise Bahnhof zu organisieren.

Zudem sind Dossiers zusammenzutragen, die alle Informationen und Dokumente die jeweilige Dienstreise betreffend bündeln. Die Unterlagen müssen übersichtlich aufbereitet sein und den Reisenden zugänglich gemacht werden. Auch die Erstellung individualisierter Reiserichtlinien gehört zum Aufgabenbereich, sollte die Firmenleitung keine allgemeingültigen Regeln diesbezüglich aufgestellt haben.

Suche nach dem besten Reiseveranstalter

Die Suche nach einem Reiseveranstalter ist die Kernfunktion eines jeden Reisemanagements. Sie gestaltet sich als mühsam, da die infrage kommenden Anbieter recherchiert und die Preise verglichen werden müssen.

Ziel dieser Aufgabe ist es, den besten Anbieter herauszufiltern, der die Kostenlimits nicht überschreitet, gleichzeitig aber die Bedürfnisse der Dienstreisenden berücksichtigt, um die Reisestrapazen in einem erträglichen Rahmen zu halten. Ein TMS hat eine große Anzahl von Reiseanbietern gespeichert, listet die besten Optionen innerhalb von Sekunden auf und bucht die Reise im Idealfall automatisch.

Buchung eines strategisch günstig gelegenen Hotels

Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich des Reisemanagements ist die Suche nach einem geeigneten Hotel. Dieses sollte strategisch günstig in der Nähe des Tagungsortes gelegen sein. Es ist darauf zu achten, dass die Qualität der Herberge dem Status der Reisenden entspricht und den notwendigen Komfort berücksichtigt. Dabei ist wenig dienlich, ein vermeintlich günstiges Hotel zu wählen, in dem die Mitarbeiter keine Nachtruhe finden.

Örtliche Transportmittel reservieren

Vor Ort sind die Dienstreisenden in der Regel auf Fortbewegungsmittel angewiesen, um die Strecke von der Unterkunft bis zum Meeting zurückzulegen. Nicht selten ist ein Leihwagen zu reservieren und zu bezahlen. Auch Taxifahrten lassen sich inzwischen vorab online buchen.

Ziel ist es, die Mitarbeiter vor Ort so wenig wie möglich mit organisatorischen Aufgaben zu belasten, damit sie ihre volle Konzentration den geschäftlichen Aufgaben widmen können. Dieser Punkt gewinnt an Bedeutung, sollte es zu kurzfristigen Terminänderungen kommen, die Stornierungen und Umbuchungen nach sich ziehen.

Orientierung der Mitarbeiter vor Ort

Das Reisemanagement kümmert sich darum, dass die Mitarbeiter mit allen notwendigen Zugangsberechtigungen, Einladungen oder Eintrittskarten versorgt werden, um ihre Sitzungen pünktlich zu erreichen.

Auf Kongressen, Messen, Seminaren und sonstigen dienstlichen Veranstaltungen besorgt es Raum- und Standnummern und bringt die Kontaktdaten möglicher Ansprechpartner in Erfahrung.

Konsolidierte Reisekostenabrechnung erstellen

Ein weiterer umfassender Arbeitsbereich für das Reisemanagement ist die Erstellung einer zeitnahen Reiseabrechnung, die den gesetzlichen Vorgaben der Finanzbehörden entspricht. Nach der klassischen Arbeitsweise werden Spesenquittungen und Belege in unterschiedlichen Formaten gesammelt, die mühsam per Hand in unübersichtliche Excel-Tabelle eingetragen werden.

Wenn ein TMS im Spiel ist, geben die Reisenden ihre Ausgaben direkt ins System ein. Die Verwaltung der Reisekosten und die Erstellung der Abrechnung sind dadurch in Echtzeit möglich, Fehlerquellen werden erheblich reduziert.

Report verfassen

Nach der Dienstreise ist vor der Dienstreise! Es ist für die Effizienz förderlich, wenn Geschäftsreisen nach ihrer Beendigung analysiert und ausgewertet werden, um künftige Reisen zu optimieren. Ein TMS stellt dafür einen umfassenden Bericht zur Verfügung, an dem sich die Verantwortlichen orientieren können.

Welche Vorteile bringt ein TMS für Unternehmen mit sich?

Bei traditionellen Methoden des Reisemanagements von Unternehmen wertet die verantwortliche Abteilung eine Unmenge von Dokumenten, Belegen und Quittungen aus, die teilweise noch auf Papier verfasst sind. Diese Vorgehensweise nimmt viel Zeit in Anspruch, in der das Kerngeschäft der Firma vernachlässigt wird.

Ein TMS automatisiert die Abläufe und handelt in vielen Bereichen selbstständig. Die Buchungsprozesse werden automatisiert und alle Daten an einem zentralen Ort gebündelt. Die Zugangsberechtigten haben jederzeit und von jedem Endgerät aus Zugriff. Unnötige Nachfragen, die zu kostspieligen Verzögerungen führen, entfallen.

Welche Funktionen sollte ein Reisemanagement-Tool integrieren?

Eine Geschäftsreise-Software, die dem Unternehmen Nutzen bringt, sollte mit den folgenden Funktionen ausgestattet sein:

Wie viel kostet eine Dienstreise-Software?

Ein TMS gibt es in verschiedenen Ausführungen. Freiberufler, Selbstständige und Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern kommen unter Umständen mit der Free-Version des Anbieters aus. Mittlere Betriebe müssen mit 100 bis 300 Euro monatlich rechnen. Größere Unternehmen mit einem erhöhten Bedarf an Dienstreisen werden individuell beraten, die damit verbundenen Gebühren sind vom Einzelfall abhängig.